Iedere organisatie heeft een beleid, zo ook Stichting Tileng. Om miscommunicatie en onduidelijkheid te voorkomen, dient het beleid zowel voor het bestuur in Nederland als voor de vertegenwoordigers van de stichting in Indonesië geheel helder te zijn. Alleen op die manier kan gegarandeerd worden dat al het geld dat Stichting Tileng aan donaties uit Nederland ontvangt aan de juiste zaken in Indonesië besteed wordt. De bestedingsgarantie van 99% is namelijk één ding, maar de lokale besteding van dat geld is een tweede. De bestedingsgarantie waarborgt het feit dat de ontvangen donaties niet uitgegeven wordt aan overheadkosten in Nederland en dat 99% van de donaties in Indonesië besteed wordt. Maar ook de daadwerkelijke besteding van dat geld op lokaal niveau brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het werk van de stichting stopt tenslotte niet bij het ‘afleveren van een zak geld’. Nee, daar begint het werk eigenlijk pas.

De lokale besteding van de donaties vraagt om een eenduidig beleid en een goedgeoliede organisatie. In de rol van monitor is de stichting bij alle processen betrokken. Het Nederlandse bestuur doet dat vanaf een afstand en het management team dat de stichting in Indonesië vertegenwoordigt doet dat op lokaal niveau. U kunt zich voorstellen dat een goede samenwerking tussen ‘Nederland en Indonesië’ essentieel én uitdagend is. De uitdagingen zitten hem niet alleen in de fysieke afstand, maar ook in het verschil in taal en cultuur.

Tegelijkertijd ligt er ook een uitdaging op het gebied van sturing en controle vanuit Nederland. Hoewel Stichting Tileng enerzijds altijd zeer duidelijke regels en richtlijnen heeft gehad waar een ieder zich aan moet houden, streeft de stichting er anderzijds óók naar om de mensen daar te stimuleren in hun eigen initiatieven. De organisatie wil voorkomen dat er een ‘wij weten het beter’ houding ontstaat of een bureaucratische brei die de lokale creativiteit tempert.

Voor een gezonde bedrijfsvoering zijn transparantie en eenduidigheid van het beleid dus essentieel. Om die zaken te handhaven heeft de stichting een ‘Stichting Tileng- handboek’ geschreven. Het handboek bevat behalve de doelstelling ook organogrammen en richtlijnen op diverse gebieden.

Het handboek heeft zowel een grote waarde in de ondersteuning van het dagelijkse beleid als met het oog op toekomstige ontwikkelingen. Het representeert de wortels van de stichting, waardoor de ‘Stichting Tileng-boom’ groter kan worden en meer draagkracht krijgt. Het handboek is in nauwe samenwerking met het management team in Indonesië ontwikkeld. Naast een Nederlandse versie bestaan er ook een Engelse en een Indonesische versie van het handboek.

Volgende week meer over de inhoud van het handboek.