Tag: Beleidsplan

Vorige week vertelde ik u over de ontwikkeling van het Stichting Tileng-handboek, waarin het beleid van de stichting op een eenduidige wijze en in drie talen (Nederlands, Engels en Indonesisch) opgetekend is. Deze week wil ik u iets meer vertellen over de inhoud van het handboek.

Na een korte introductie over het doel van het handboek, gaat het handboek in op de doelstelling van de stichting. Vervolgens wordt de organisatiestructuur in twee organogrammen uitgetekend. Aan de ene kant het Nederlandse bestuur en aan de andere kant het management team in Indonesië, dat aan het hoofd staat van de verschillende projectgroepen aldaar. Het management team bestaat uit een ‘General Manager’, een ‘Manager Backoffice’ en twee ‘Managers Financiën’. Dit team heeft verschillende verantwoordelijkheden, die uiteenlopen van de eindverantwoordelijkheid voor alle projecten tot het contact met de projectleiders, de communicatie met Nederland en het beheer van de financiële middelen van de stichting.

Het handboek beschrijft vervolgens ook de taken van de projectgroep, die bij ieder project opnieuw in samenwerking met het management team wordt samengesteld. Dat projectteam bestaat uit een projectleider, een gemeenschapsvertegenwoordiger en een financiële kracht, die allen hun eigen taken en verantwoordelijkheden hebben. Wanneer de projectgroep eenmaal daar is kan er een ‘proposal’ ingediend worden: een voorstel voor een bepaald project, zoals de bouw van een school of de bekostiging van de buffelbank. Dit voorstel wordt ingediend bij het bestuur in Nederland en pas bij goedkeuring van het bestuur kan begonnen worden met een project.

Voor de werkzaamheden in Indonesië krijgen de betrokkenen een vergoeding. De gehele kostenstructuur betreffende deze vergoeding is opgenomen in de laatste paragraaf van het handboek.

Door de hele tekst heen is veel met praktijkvoorbeelden gewerkt, zodat het beleid geen theoretisch raamwerk is, maar herkenbaar en goed toepasbaar in verschillende praktijksituaties.

Papieren versies van het handboek (bekostigd door bestuursleden zelf) zullen door Ton Lange, de voorzitter van de stichting meegenomen worden naar Indonesië. Hij gaat naar Java, waar hij zijn vakantie combineert met een bezoek aan de desa’s. Hij zal tevens het handboek doornemen met de vertegenwoordigers aldaar.

Mocht u nog vragen hebben over het Stichting Tileng-handboek, stelt u die dan gerust! Stuur een mailtje naar: eveline@tileng.nl

Iedere organisatie heeft een beleid, zo ook Stichting Tileng. Om miscommunicatie en onduidelijkheid te voorkomen, dient het beleid zowel voor het bestuur in Nederland als voor de vertegenwoordigers van de stichting in Indonesië geheel helder te zijn. Alleen op die manier kan gegarandeerd worden dat al het geld dat Stichting Tileng aan donaties uit Nederland ontvangt aan de juiste zaken in Indonesië besteed wordt. De bestedingsgarantie van 99% is namelijk één ding, maar de lokale besteding van dat geld is een tweede. De bestedingsgarantie waarborgt het feit dat de ontvangen donaties niet uitgegeven wordt aan overheadkosten in Nederland en dat 99% van de donaties in Indonesië besteed wordt. Maar ook de daadwerkelijke besteding van dat geld op lokaal niveau brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het werk van de stichting stopt tenslotte niet bij het ‘afleveren van een zak geld’. Nee, daar begint het werk eigenlijk pas.

De lokale besteding van de donaties vraagt om een eenduidig beleid en een goedgeoliede organisatie. In de rol van monitor is de stichting bij alle processen betrokken. Het Nederlandse bestuur doet dat vanaf een afstand en het management team dat de stichting in Indonesië vertegenwoordigt doet dat op lokaal niveau. U kunt zich voorstellen dat een goede samenwerking tussen ‘Nederland en Indonesië’ essentieel én uitdagend is. De uitdagingen zitten hem niet alleen in de fysieke afstand, maar ook in het verschil in taal en cultuur.

Tegelijkertijd ligt er ook een uitdaging op het gebied van sturing en controle vanuit Nederland. Hoewel Stichting Tileng enerzijds altijd zeer duidelijke regels en richtlijnen heeft gehad waar een ieder zich aan moet houden, streeft de stichting er anderzijds óók naar om de mensen daar te stimuleren in hun eigen initiatieven. De organisatie wil voorkomen dat er een ‘wij weten het beter’ houding ontstaat of een bureaucratische brei die de lokale creativiteit tempert.

Voor een gezonde bedrijfsvoering zijn transparantie en eenduidigheid van het beleid dus essentieel. Om die zaken te handhaven heeft de stichting een ‘Stichting Tileng- handboek’ geschreven. Het handboek bevat behalve de doelstelling ook organogrammen en richtlijnen op diverse gebieden.

Het handboek heeft zowel een grote waarde in de ondersteuning van het dagelijkse beleid als met het oog op toekomstige ontwikkelingen. Het representeert de wortels van de stichting, waardoor de ‘Stichting Tileng-boom’ groter kan worden en meer draagkracht krijgt. Het handboek is in nauwe samenwerking met het management team in Indonesië ontwikkeld. Naast een Nederlandse versie bestaan er ook een Engelse en een Indonesische versie van het handboek.

Volgende week meer over de inhoud van het handboek.