Hoe werken we en hoe houden we de vinger aan de pols?
Naar aanleiding van vragen over onze manier van werken, zoals die gesteld zijn door bezoekers van onze stands op Kumpulans en Pasars, lijkt het een goed idee om nog een keer aan te haken bij een eerder geplaatst verhaal over onze organisatie en ons handboek.
Iedere organisatie heeft een beleid, zo ook Stichting Tileng. Om miscommunicatie en onduidelijkheid te voorkomen, dient het beleid zowel voor het bestuur in Nederland, als voor de vertegenwoordigers van de stichting in Indonesië, geheel helder te zijn. Alleen op die manier kan gegarandeerd worden dat al het geld dat Stichting Tileng aan donaties uit Nederland ontvangt aan de juiste zaken in Indonesië besteed wordt. De bestedingsgarantie van 99% is namelijk één ding, maar de lokale besteding van dat geld is een tweede. De bestedingsgarantie waarborgt het feit dat de ontvangen donaties niet uitgegeven worden aan overheadkosten in Nederland en dat 99% van de donaties in Indonesië besteed wordt. Maar ook de daadwerkelijke besteding van dat geld op lokaal niveau brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee. Het werk van de stichting stopt tenslotte niet bij het ‘afleveren van een zak geld’. Nee, daar begint het werk eigenlijk pas.
De lokale besteding van de donaties vraagt om een eenduidig beleid en een goed geoliede organisatie. De stichting is in de rol van monitor bij alle processen betrokken. Het Nederlandse bestuur doet dat vanaf afstand en het management team, dat de stichting in Indonesië vertegenwoordigt ,doet dat op lokaal niveau. U kunt zich voorstellen dat een goede samenwerking tussen ‘Nederland en Indonesië’ essentieel én uitdagend is. De uitdagingen zitten hem niet alleen in de fysieke afstand, maar ook in het verschil in taal en cultuur.
Tegelijkertijd ligt er ook een uitdaging op het gebied van aansturing en controle vanuit Nederland. Hoewel Stichting Tileng enerzijds altijd zeer duidelijke regels en richtlijnen heeft gehad, waar een ieder zich aan moet houden, streeft de stichting er anderzijds óók naar om de mensen daar te stimuleren in hun eigen initiatieven. De organisatie wil voorkomen dat er een ‘wij weten het beter’ houding ontstaat of een bureaucratische brij die de lokale creativiteit tempert.
Voor een gezonde bedrijfsvoering zijn transparantie en eenduidigheid van het beleid dus essentieel. Om die zaken te handhaven heeft de stichting een ‘Stichting Tileng – handboek’. Het handboek bevat naast de doelstelling ook organogrammen en richtlijnen op diverse gebieden.
Het handboek heeft zowel een grote waarde in de ondersteuning van het dagelijkse beleid als met het oog op toekomstige ontwikkelingen. Het representeert de wortels van de stichting, waardoor de ‘Stichting Tileng-boom’ groter kan worden en meer draagkracht krijgt. Het handboek is in nauwe samenwerking met het management team in Indonesië ontwikkeld. Naast een Nederlandse versie bestaan er ook een Engelse en een Indonesische versie van het handboek.
Wilt u meer details weten, of het gewoon nog een keer nalezen, ga naar het ‘Handboek‘. Ik hoop dat het antwoord geeft op alle vragen. Dank voor het stellen van de vragen tijdens Kumpulans en Pasars. Het heeft mij aangezet tot het schrijven van dit verhaal en ligt daarmee ook in het verlengde van mijn vraag in het verhaal ‘De weekendverhalen‘ – met de subtitel ‘Vraag en antwoordverhaal’ – van 15 augustus jl..
Stichting Tileng heeft een eenduidig beleid en is een goed geoliede organisatie.
